De afgelopen weken heb ik een aantal online meetings helpen vormgeven, aan een aantal deelgenomen en met collega’s over online meeting design gespard. In deze blogpost en deze Google Presentation deel ik mijn eerste inzichten en quick wins. Wie weet heb je er iets aan. Heb je aanvullingen, vragen? Kan ik je helpen om je bijeenkomst – online of offline – nóg effectiever te maken? Vraag gerust! En hier vind je de Google Docs-versie van deze blogpost, waarin je ook comments kunt plaatsen en suggesties kunt doen. Want samen komen we verder!
Ja, en dit is een heeeeel veel te lang verhaal voor een blogpost. Desnoods scoll je eerst maar even naar onderen 😉
Wie wil je waarom samenbrengen en hoe regel je dat?
Meeting design gaat over de vraag: wie wil je waarom samenbrengen en hoe regel je dat? Wil je een verjaardag vieren? Organiseer een feestje met je liefste naasten, slingers en ballonnen. Wil je grote knopen doorhakken? Doe een escape-room sessie waarbij je pas naarbuiten mag als je de knopen hebt doorgehakt. Wil je mensen met elkaar laten netwerken? Nodig een groep uit voor een Leave-Your-Best-Self-At-Home Night, waarin je je stoere succesverhalen thuislaat en iedereen andere verhalen gaat delen waar je wél naar wilt luisteren. Meeting design kun je toepassen op grote congressen en daar een werkbijeenkomst van maken waar iedereen wél verbonden geïnspireerd naar huis gaat. Je kunt het loslaten op hoe je les of college geeft. En toen mijn moeder overleed wist ik meteen dat we de crematie ‘zoals thuis’ moesten doen: in een kring met taart met mijn moeder gewoon tussen ons in.
Het belangrijkste deel van een meeting is dat je mensen bij elkaar brengt, samenbrengt, verbindt. Want waarom zou je anders samenkomen? Inspirerende lezingen kun je ook best op Youtube kijken. En je maag vullen gaat – op zich – ook prima in je eentje.
We moeten informatieuitwisseling niet verwarren met verbinding.
Normaal gesproken is een goed meeting design maken al een hele kunst. Sterker nog: het is een vak – en wel het vak waar ik het belangrijkste deel van mijn inkomsten uit haal; je zou het zelfs als wetenschap kunnen zien. Maar nu we door Corona elkaar niet fysiek mogen treffen, moeten we even helemaal ons stinkende best doen. Want hoe kom je online samen? Hoe verbind je echt? We moeten communicatie niet verwarren met verbondenheid, zoals De Amerikaanse hoogleraar Brene Brown het zo mooi zegt in NRC. We moeten informatieuitwisseling niet verwarren met verbinding.
Communiceren op een veel intuïtiever, stilzwijgender, impliciet niveau
Verbinding ontstaat bij een extreem, extreem, rijke informatieuitwisseling. Het gaat niet alleen over overdracht van expliciete, geëxternaliseerde kennis, maar ook over communiceren op een veel intuïtiever, stilzwijgender, impliciet niveau: socialisatie, noemen bijvoorbeeld Nonaka en Takeuchi het. Over elkaar – in stilte – aankijken en dan glimlachen. Over pupillen groter of kleiner zien worden, een traantje zien in een ooghoek of over een wang zien rollen. Over kleine trekjes in het gezicht precies goed interpreteren. Over meegaan in de fysieke spanning die je in iemands lichaam ziet ontstaan. Een ademhaling horen. Is-ie gestressed of excited? Over elkaar ruiken – al is het maar met je onderbewuste. Over elkaar even aanraken, bijvoorbeeld met een high five, schouderklopje of een knuffel. Over samen een zwaan zien overvliegen en daar allemaal even door aangeraakt worden. Over even vooraf bijkletsen met die collega met een kop koffie om iets even glad te strijken of achteraf om dat ene agendapunt nog net even een zetje te geven. Maar hoe bereik je die rijkdom van communiceren in een online omgeving? Juist door zoveel aandacht op die zachte kant van samenkomen te richten worden bijeenkomsten magisch en ontstaat er een ongekende flow. In onderstaande video van de Odyssey Hackathon krijg je een indruk van wat we allemaal doen om 2000 mensen echt, diep met elkaar verbonden te krijgen en keer op keer vanuit chaos innovaties te laten ontstaan waar niemand ooit eerder aan had gedacht.
Samen leren hoe we online samenkomen
De afgelopen weken heb ik een aantal online meetings helpen vormgeven, aan een aantal deelgenomen en met collega’s over online meeting design gespard. In deze blogpost en deze Google Presentation deel ik mijn eerste inzichten en quick wins. Wie weet heb je er iets aan. Heb je aanvullingen, vragen? Kan ik je helpen om je bijeenkomst nóg effectiever te maken? Vraag gerust! En hier vind je de Google Docs-versie van deze blogpost, waarin je ook comments kunt plaatsen en suggesties kunt doen. Want samen komen we verder!
Meeting design: de basis
De basis is heel simpel. Een goed, effectief meeting design begint altijd – ook online met rust, aandacht en liefde om vanuit daar antwoord te geven op mijn basisvraag: wie willen we waarom samenbrengen en hoe regelen we dat?
- Welke gremia willen we elkaar laten inspireren? Welke gremia hebben een constructieve spanning samen? Wie moeten elkaar in de haren vliegen om daarna in liefde uit te barsten? Welke gremia moeten aan tafel zitten – of in een bos staan – om tot een goed besluit te komen en hebben ook voldoende energie en kracht om vervolgens ook echt het verschil te maken?
- Welke mensen (uit die gremia) willen en kunnen echt iets bijdragen? En welke mensen moeten we dus uitnodigen? En wie (zeikerds, ego-trippers, ingedutten, politiek-bedrijvers) willen we er vooral niet bij?
- Wat wensen we deze mensen? Waarmee willen we ze de deur uit laten gaan? Waar worden ze blij van? Waarom zouden ze ervoor kiezen om hun kostbare aandacht en tijd bij ons door te brengen (terwijl ze ook thuisles kunnen geven aan hun kind of de kat kunnen aaien)? Op welke collectieve intentie willen we ze laten voortborduren?
- Wat gaan we ze laten doen? Laten we ze praten? Laten we ze samen iets bouwen? Knopen doorhakken? Stil zijn en elkaar aankijken? Eye gazing? Gaan we ze laten wandelen? Alles kan. Dat is het mooie aan een aandachtsvol gemaakt ontwerp. Je doet wat écht bijdraagt en verder niet.
- Waarvoor en hoe gaan we ze uitnodigen? Hoe noemen we de bijeenkomst? Mensen bereiden zich voor een boardroom meeting heel anders voor dan dat ze uitzien naar een koken-en-besluiten-rondom-een-houtvuur-sessie in een bos. Mailen we? Appen we? Bellen we? Sturen we een handgeschreven brief? Alles mag en kan. Zolang je er maar met aandacht voor kiest en het maar dienstbaar is aan waarom je mensen samenbrengt.
- Wat willen we van tevoren met ze delen om ze optimaal effectief te laten voorgloeien voor onze bijeenkomst? Een agenda? Een video? Een telefoontje van één van de klanten die door Corona het meest in de problemen zit?
- Hoe moet de bijeenkomst er zelf uit zien? Hoe is de ontvangst? Laten we de deelnemers gewoon maar wachten in een Google Hangout totdat iedereen er is of zorgen we ervoor dat iedereen zich echt welkom gaat voelen, bijvoorbeeld door een online koffiehoek-moment te creëren? Hoe begin je de bijeenkomst? Wat doe je om met elkaar te verbinden? Hoe ziet de flow, het programma en eventueel de agenda van de bijeenkomst eruit? Hoe sluit je aandachtsvol af, zodat je ook echt delivert? Wat spreek je af over een vervolg? Niets doen kan ook een antwoord zijn.
- Wat doe je na afloop om wat er in de bijeenkomst is gebeurd nog een zetje te geven? Deel je een Google Docje waarin iedereen kan meetypen? Deel je een scherp gemonteerde video van de livestream? Heeft iemand nog wat nazorg nodig? Vergt iets nog even een 1-op-1’tje?
- En welke tools gebruik je eigenlijk om voor collection, connection, conversation, collaboration en content creation & sharing? En nee, ik noem dit punt niet voor niets als allerlaatste. Goede techniek is cruciaal voor online bijeenkomsten (no shit, Sherlock), maar is ook in online bijeenkomsten slechts dienstbaar. Je gebruikt wat nodig en het meest effectief is. Zeker niet meer. Ook niet minder.
Je winst pak je voorafgaand en na afloop van je bijeenkomst
In onderstaand plaatje (uit deze Google Presentation) heb ik naast elkaar geplaatst hoe een verloop van ver vooraf tot een volgende keer eruit ziet. Met het bovenstaande in ogenschouw spreekt het denk ik voor zich. Anders vraag je maar even. En laat ook even weten als je aanvullingen hebt of plaats comments direct in die Presentation. Dan kan namelijk 😉
Een belangrijke les voor mezelf licht ik even uit: gedurende een bijeenkomst heb je beperkte tijd en ruimte. Door de deelnemers vooraf al in beweging te zetten en achteraf nog na te voeden vergroot je je contact en kans op impact enorm. Van zeg een uur naar misschien wel een week! Je bonus pak je voorafgaand en na afloop van je bijeenkomst!
Van techniek tips tot social, soft wins
In het plaatje hieronder heb ik allerlei quick wins verzameld. Aan de linkerkant vind je de meer technische tips, rechts de social, soft wins.
Dit plaatje vergt wat verdere toelichting.
- Dry run in advance. Hoe goed alles ook hoort te werken, zorg ervoor dat je zeker weet dat alles technisch echt goed werkt en dat je je tools echt door en door kent. Is de internetverbinding bij alle (belangrijke) deelnemers écht goed genoeg?
- Help in advance. Je wilt niet het eerste kwartier van je bijeenkomst bezig zijn met technisch geneuzel, camera’s, geluid, et cetera. Priya Parker schrijft in The Art of Gathering (tip!): “don’t start a funeral with logistics.” Je komt samen om te doen waarvoor je kwam, niet om bezig te zijn met techniek. Zorg er dus voor dat iedereen (in elk geval met een substantiële rol) helemaal comfortabel is. Bijvoorbeeld door de dagen, uren voor de bijeenkomst even technisch te helpen en te checken.
- Design scenery / location: zorg er net als bij een offline bijeenkomst voor dat alles klopt. Op welke plek gaat iedereen online? Welk verhaal vertellen die plekken? Een park vertelt iets anders dan een betonnen ruimte met één peertje aan het plafond. En daarbij een les uit het theater: alles wat aanwezig is, heeft betekenis. Alles wat niet terzake doet, is afleiding. Rommel die op tafel ligt, mensen die even komen binnenwandelen, een hond die blaft. Zorg ervoor dat alles klopt, zoals je dat ook offline zou doen. Let daarbij ook even op kleine dingetjes als camerapositie en goede of zelfs mooie belichting (of op zijn minst geen tegenlicht!). Zorg ervoor dat het geluid goed werkt: goede microfoons, iedereen die niets zegt op ‘mute’ / stil, een hoofdtelefoon voorkomt onnodig rondzingen. En zet al je andere apparaten / mobiele telefoons en programma’s / vensters uit, die je kunnen afleiden. Je kunt maar op één plek tegelijkertijd zijn en dat is online al flink lastig, omdat je met je aandacht én online / elders bent én offline achter je laptop zit.
- Kies een duidelijk begin en einde van je bijeenkomst. Hoe laat gaan de deuren open en is iedereen welkom? Hoe laat sluit je de deuren en ga je echt beginnen? En hoe laat stop je? Parker is in dat prachtboek heel duidelijk over deuren sluiten. Je wilt dat iedereen er van begin tot eind bij is (en je wilt zeker niet dat sleutelfiguren er niet gedurende de hele bijeenkomst bij zijn – dat heeft ook een symbolische betekenis). Mensen die later inchecken hebben iets gemist en leiden de flow af. Mensen die eerder uitchecken of zomaar weglopen nemen een beetje van de energie van de bijeenkomst mee naar huis. Wil je na afloop ruimte bieden voor nog even informeel nakletsen? Prima, plan dat dan als bijvoorbeeld een ‘borrel’ of een ‘after-chat’.
- Rule as a generous host (opnieuw een mooie les van Parker): wees als host duidelijk, verbind mensen met elkaar en faciliteer de flow van de bijeenkomst en durf de baas te zijn. Daar heeft iedereen baat bij. Online kan het slim zijn om hosting en de meer technische kant van de moderation door twee afzonderlijke mensen te laten doen, die bij voorkeur wel fysiek bij elkaar in één ruimte zitten.
- Mind breaks: zorg voor plas- en andere pauzes, zeker bij langere bijeenkomsten. Want… je wilt niet dat mensen zelf even weglopen en later terugkomen. Keep the herd together.
- Create an online coffee machine en/of een afterparty: een plek waar mensen even informeel kunnen samenkomen. Dat kun je alvast verder vooraf doen, maar anders vlak van tevoren, zoals je dat offline ook zou doen. Zorg er ook online voor dat iedereen zich welkom en gezien voelt. Veertig mensen die tien minuten naar een wachtscherm zitten te kijken is niet de optimale voorbereiding voor een bijeenkomst die daarna verbindend en inspirerend moet zijn.
- 1-on-1 / break-out rooms. Zorg ervoor dat mensen ook één op één kunnen praten. Niet zomaar storend door je hoofd-programma heen, maar op een moment wanneer en plek waar je dat wilt. Bijvoorbeeld in een tweede Google Chat omgeving, bijvoorbeeld in een door jou geïnitieerde Google Hangout na afloop. Zoals je in een offline massa-bijeenkomst mensen uit elkaar laat gaan om even in kleinere groepjes gas te geven, kan dat ook online.
- Listen to music of doe iets anders dat verbindt. Spreek af dat je allemaal koffie drinkt of een stuk taart op tafel hebt staan. Samen naar dezelfde muziek luisteren, brengt je (een klein beetje) in eenzelfde stemming. Net als offline: kies die muziek met aandacht.
- Connect. Hoe maak je verbinding? Samen met een groep mensen van het UMCG en het Alfa-College deed ik onderzoek en vond ik talloze manieren. In deze eerdere blogpost schreef ik het uit. Onderstaand plaatje vertelt meer dan nog meer woorden 😉
- Create safety, want zonder veiligheid geen verbinding. Een extra laag bij online bijeenkomsten: zorg ervoor dat de deelnemers vanuit een veilige omgeving inbellen, vanuit waar iemand vrij kan spreken. Bespreek je gevoelige onderwerpen? Dan is het misschien niet handig dat het halve gezin meeluistert. Check dus (ver) vooraf even of iedereen vrij kan spreken.
- Share what’s on top of attention of vraag gewoon even voordat je begint hoe de vlag erbij hangt. Dat draagt bij aan verbinding en dat iedereen een idee heeft hoe de anderen erbij zitten.
- Create moments of silence, white space, noemen we dat. Extraverten / kwebbelaars verplicht je zo eerst even hun woorden na te denken. Introverten / de luisteraars geef je de ruimte om hun gedachten ook om te zetten in een bijdrage.
- Eye gazing, elkaar in stilte, met alle aandacht aankijken is een klassieker – o0k online – om verbinding te creëren. Nog niet overtuigd? Kijk maar eens in de ogen van de honderden mensen die goede vriend Ismaël Lotz drie minuten lang in zijn camera liet kijken.
- Engage individuals. Zeker in een online omgeving voelt niet iedereen zich zo vrij om iets te delen.
- Ritualize, ceremonize, work deep. Laat mensen even iets met aandacht doen. Nodig ze uit om even te ontspannen. Nodig ze uit om even aandacht te geven aan wat ze horen, ruiken, zien, voelen. Laat ze hardop een wens uitspreken. Laat ze iets doen. Aantekeningen maken op papier en het papiertje weggooien. Laat iedereen bij elke meeting een lego-blokje toevoegen aan een – noem het maar – altaartje. Inspireer ze met een gelaagd verhaal. Laat ze een tranentrekkend filmpje zien. Raak ze elders dan in hun hoofd. Nodig ze uit om – allemaal voor zich – een experiment te doen: wat ervaar je als je je gordijnen dicht doet, het licht uit, je ogen sluit? Hoor je ons dan beter?
En verder: ik hoor van anderen en merk het ook zelf dat ik moe wordt van online bijeenkomsten. Ik denk dat het te maken heeft met 1. niet optimaal meeting design en 2. dat je niet in fysieke nabijheid van anderen bent (en wij mensen dat toch fijn vinden) en 3. je zit stil. Daarom mijn tip: zorg ook rondom de online bijeenkomsten goed voor jezelf en elkaar, beweeg, zoek je naasten, geliefden even extra op in deze tijd dat je met minder mensen dan normaal contact hebt.
Tools om online samen te werken
Online samenwerken staat – zeker in vergelijking met offline samenwerken – nog in zijn kinderschoenen. Ook hier is er mede daarom niet een one solution fits all oplossing. Het leuke is wel dat je bijna elke tool aan bijna elke andere tool kunt koppelen, dan wel via deelbare linkjes dan wel op allerlei geavanceerde protocollen. Ik deel (online) samenwerkingstools hieronder op in vier categorieën. Het plaatje daaronder geeft een beetje overzicht. En nee, dit plaatje is bij lange na niet volledig. Heb je cruciale aanvullingen? Of suggereer zelf maar in deze Google Presentation. Laat even horen.
- Collection, connection: tools om mensen toegang tot elkaar te geven, zodat ze het eerste contact kunnen maken. Samen in een LinkedIn-groep zitten, een Facebook-groep of samen in een Google Spreadsheet staan helpt daarbij. Vaak begin ik vanuit mijn adresboek mensen te bellen en te mailen.
- Conversation: tools om online te kunnen praten. Variërend van oud-Hollandsch bellen en good old Skype tot nieuwe tools als Zoom en Jitsi. Voor echt grotere groepen is een Youtube-livestream mét chat ook een prachtige tool. Wil je het echt opengooien? Ik blijf fan van Twitter. En hoe afleidend Slack ook kan zijn, voor chatten – ook buiten de meeting om – blijft het een handige tool.
- Collaboration: tools om mee samen te werken. Van online brainstormen met tools als Slido, MindMeister, MentiMeter en Miro tot de inmiddels klassiekers van Google. Google Docs, Spreadsheets, Drawings, Presentations, waarin je met tientallen mensen tegelijkertijd (!) real time kunt samenwerken! Een aantal mensen geef je edit-rechten, anderen suggestie- / comment-rechten, anderen kijkrechten en je hebt een mega-blubber-power wiki bij elkaar geklikt. In mijn leven was er een fase voor en een fase na het ontdekken van samenwerken in Google Docs. Je laat deze tools een deellinkje genereren en vervolgens link je er vanuit een conversation-tool simpelweg naar.
- Content creation & sharing: als je samenwerkt om iets te maken zijn de meeste collaboration-tools ook geschikt om er na afloop iets moois en deelbaars van te maken. Zonder ook maar enigszins volledig te willen zijn: Medium is een prachtig platform om achteraf een paper, netjes opgemaakt te kunnen delen.
Vragen? Aanvullingen? Graag! Want samen!
Het zijn mijn eerste quick wins. Ongetwijfeld komen er meer. Heb je vragen of aanvullingen? Laat alsjeblieft even horen. Samen leren we hoe we online samenkomen. In dit Google Doc leeft deze blogpost voort en ontwikkelt het samen met wie maar wil mee-editen door.
Vond je dit waardevol, wil je meer en/of bijdragen?
Vond je deze blogpost waardevol en wil je mijn werk waarderen? Doneer bijvoorbeeld 5, 10 of meer euro over te maken op NL 91 RABO 0157 7514 57 ten name van RJAG ten Cate of word één van mijn supporters via Patreon. Dat kan al vanaf $ 1,- per maand. In ruil krijg je af en toe iets van me.
Vond je deze blogpost interessant? Sinds een paar jaar terug werk ik ook aan een whitepaper / kookboek voor meeting design in het algemeen. Die vind je misschien ook de moeite van het lezen waard.
Wil je bijdragen in dit overzicht? Hier kun je meewerken in het Google Doc en hier in de Google Presentation. Reageren in de comments of een mailtje sturen mag uiteraard ook.
Inspiratie voor deze blogpost haalde ik op een flink aantal plekken. In het bijzonder wil ik bedanken: Eric de Groot, mijn oude wijze meeting design meester. Rutger van Zuidam en Stefan Kunst (van Odyssey), die me maar ruimte blijven geven en blijven uitdagen om me door te ontwikkelen als meeting designer. Patricia Poppendick en Remco Kouwenhoven met wie ik prachtig samenwerk om vanuit de Rijksuniversiteit Groningen nog meer te laten samenwerken met de wereld. Marco Derksen, Ronald Mulder, Jan Jaap in de Mauer, Wiro Kuipers, Rick van der Kleij dank voor het aanreiken van waardevolle tools. Daniëlle Braun voor je filmpje met tips voor goeie online sessies ontmoetingen en vergaderingen.
Dank voor het lezen. Dank voor het aanvullen. En gefeliciteerd met dat je het einde van deze veel te lange blogpost hebt bereikt 🙂
Samen komen we verder!