Mensen bij elkaar brengen om ze te laten doen wat er moet gebeuren

Al jaren word ik regelmatig gevraagd of ik wil helpen om een congres, symposium of hackathon te organiseren. ‘Weet je het zeker?’ vraag ik dan altijd. ‘Want als je iets een congres of symposium noemt, dan wordt het al snel zo’n dag binnenzitten in zaaltjes of zalen met een spreker op een podium, interactieve break-out-sessies, koffie, thee, lunch en iets leuks om de dag mee af te sluiten. Meestal ga je uitgeput naar huis. Niet wat je wilt, denk ik. En bovendien zijn er mensen veel beter in organiseren. Ik ben het liefst én de architect, de ontwerper én de begeleider, de host van de bijeenkomst.’

Een goed ontwerp begint met onderzoek, met doorvragen

Iconische panden zijn niet per toeval ontstaan, neem nou ons Groninger Museum of het Forum. Er heeft bijna altijd een architect aan het roer gestaan, samen met een visionaire opdrachtgever. Zo is het met bijeenkomsten ook. 

Een architect stelt vragen, onderzoekt wat nodig, wenselijk, dienend is, luistert, vraagt door, ondervraagt de visionaire opdrachtgever, gaat in gesprek met mogelijke, toekomstige gebruikers, wandelt een rondje en zet dan de eerste lijnen op papier. In gezamenlijkheid ontstaat zo het passende ontwerp, wat de basis is voor de bouw, wat doorgroeit tot en met de opening van het pand of niet zelden zelfs tot ver daarna. De architect van het Groninger Forum bijvoorbeeld, komt nog steeds regelmatig langs om de werking van zijn werk te observeren en mee te denken over aanpassingen. 

Mijn goede vriend en eerste leermeester Eric de Groot introduceerde samen met goede vriend en compaan Mike van de Vijver de term meeting design.

Wie wil je waarom samenbrengen? En daarna: hoe regel je dat?

Bij mijn werken met groepen begin ik altijd bij de basis: wie wil je waarom samenbrengen? Om exact dat dan ook waar te maken. Van ontwerp, de architectuur tot de knikkerbaan laten lopen, de Kunst van het Samenbrengen noem ik het ook wel. De afgelopen decennia ontwierp en begeleidde ik honderden bijeenkomsten van klein en intiem zoals de uitvaart van mijn moeder tot mega-groot en spectaculair zoals de Odyssey hackathons.

Soms is het voldoende om mensen, die een conflict hebben, elkaar in stilte te laten aankijken. Soms moeten ze daarvóór even de ogen sluiten. Misschien moeten ze eerst samen zweten om zo stoom af te blazen. Wat er nodig is, ontdekken we samen en begeleid ik, waar mogelijk. Misschien zijn we binnen een half uur klaar. Waar nodig kom ik nog eens terug en help ik de sociale dynamiek bijsturen.

Hieronder vind je de aftermovie, liefdevol gemaakt onder regie van Koen de Koning, van de derde Odyssey Hackathon. Suggestie: GELUID AAN.

Wat wens je de mensen?

Als ik deze vraag inbreng bij een ontwerpsessie komen doorgaans de echte antwoorden. ‘We willen dat ze zich gezien voelen, gewaardeerd.’ ‘Hoe mooi zou het zijn als we wél liefdevol afscheid van elkaar zouden nemen?’ 

Of soms vraag ik: wat wens je dat ze zich na 10, 20, 30 jaar nog herinneren van deze dag?

Een vriend of vriendin om weer op te zoeken

Het samenbrengen van mensen begint altijd met samenbrengen, met de mensen met elkaar verbinden. Hoe mooi is het dan dat je tijdens een bijeenkomst vrienden maakt, vriendschappen uitdiept of op zijn minst dát niveau van verbinding aanraakt. Niet zelden ontstaat zo het expliciete doel dat iedereen met tenminste één vriendschap naar huis gaat, om nog eens mee verder te sparren, een lange wandeling mee te maken, mee te lachen of… mee te kunnen huilen. We zijn het misschien niet gewend in een professionele setting, maar liefde en vriendschap kunnen ook op het werk een groot verschil maken. Waarom zou je daar dan niet op inzetten? 

Tijdens MF050, de eerste maker faire van Europa, ontmoetten twee radiografisch bestuurbare duikbootbouwers elkaar, ogenschijnlijk bij toeval. Het was liefde op het eerste gezicht.

Onderstaande aftermovie werd liefdevol gemaakt door Sebas van den Brink. Suggestie: GELUID AAN.

Bijeenkomsten die máánden duren

Hoe mooi en waardevol is het om je bezoekers al weken, maanden vooruit te laten kijken naar de samenkomst? Als een concert van een icoon, waar je samen met vrienden heen gaat en nieuwe vrienden ontmoet. De Hackathons van Odyssey zagen we daarom niet als het begin, maar als een omgekeerde diaspora, waarin het volk samenkwam, verbonden te blijven en uit te zien naar de reünie en de volgende en de volgende. Zo maak je van een eenmalige bijeenkomst een sociale beweging en heb je in plaats van een paar uur om impact te maken ineens weken, maanden, jaren en hadden we een no-show van maximaal 10 op 2000 deelnemers.

In mijn tijd bij het Noord Nederlands Toneel sprak ik van naast spelen in de ‘hoofdzaal’ ook over spelen in de voorzaal, nazaal en buitenzaal.  Een bijeenkomst begint met de eerste aanraking en eindigt… misschien wel nooit.

Samenspel met opdrachtgever, bouwmeester en hosts

Ideeën, ook visionaire, afgestemde ideeën, zijn waardeloos, zolang je er niets mee doet. De architect helpt de ideeën van de opdrachtgever naar buiten te krijgen, een bouwmeester – ook wel producent – helpt met bouwen, timmerlieden helpen het maken en hosts zorgen ervoor dat het gebouw tot leven komt, het werkt en de deelnemers kunnen doen waarvoor ze kwamen. Soms zijn al die rollen in één persoon verenigd, maar bij iconische producties werk ik bij voorkeur samen met de besten uit elk vakgebied.

De architectuur omvat vaak tussen de 5 en 15% van het totaalbudget

Bij het realiseren van een iconisch gebouw gaat 5 tot 15% naar de architect. Dat is bij het ontwerpen van bijeenkomsten niet veel anders. Rust, aandacht en liefde van een professional kosten tijd en geld.

Gratis white paper met alles wat ik voor mezelf noteerde

Wat ik de afgelopen vijfentwintig jaar leerde, legde ik voor mezelf vast en deel ik graag, bijvoorbeeld in dit gratis whitepaper (met AI-verrassing) en in seminar over ‘de Kunst van het Samenbrengen’. Lees, vraag, scherp aan. Je hebt reactie-rechten. En voel je welkom bij een seminar of nodig me uit voor een masterclass op maat.

Kijk je liever een video? In onderstaande geven we een kijkje onder de motorkap van de Odyssey Hackathon.

Waar kun je me voor bellen?

• Voor een meeting design quick of deep scan. Ik kom langs op je congres, festival, conference en ik spiegel.
• Voor de architectuur, het ontwerp van bijeenkomsten en sociale bewegingen.
• Voor de beste bouwmeesters, timmerlieden, hosts.
• Voor het begeleiden van bijeenkomsten. Noem het dagvoorzitter, host, trainer, dompteur.

Van 2 tot 200.000 deelnemers. Van lunchbijeenkomst van een half uurtje tot wat mij betreft twee weken op ontdekkingsreis. Binnen in een huiskamer, in een theater, in een schaapskooi, op een verlaten industrieterrein of in een rijdende trein?

Ik deed het allemaal, de afgelopen twintig jaar en… ik doe het graag!

Voor al uw groepswerk, voor al uw bijeenkomsten, voor al uw onvergetelijke momenten met mensen, bel (of liever eerst) mail mij!

(Welkom bij het einde van deze eigenlijk veel te lange tekst.)