Vergaderen is sinds Corona geen vanzelfsprekendheid meer. Wekelijks, maandelijks om een grote tafel zitten met een kan koffie, de vertrouwde agenda, welkom door de voorzitter en een rondvraag achteraf, is voor velen al bijna een jaar geleden. Wat is er voor in de plaats gekomen? Ben je online gaan doen wat je altijd deed? Heb je elkaar in een kleiner gezelschap getroffen? Of heb je iets totaal nieuws verzonnen? Ik hoop het laatste, want door Corona hóeven we nooit meer te vergaderen en kunnen we samenwerkingsvormen kiezen die wél in deze tijd passen.

Nederland is nog lang niet klaar met vergaderen. En dat is vreemd.

LinkedIn polste vorige week naar aanleiding van een vergadervrije week van Zilveren Kruis hoe vaak haar gebruikers vergadervrij zouden willen hebben. 9% Wil nooit vergadervrij, 10% een dag per maand, 71% een dag per week en slechts 10% kiest voor een ander antwoord, waarvan een deel de vergadering voorgoed vaarwel wil zeggen. Nederland blijkt dus alles behalve klaar met vergaderen en dat is vreemd, want vergaderen is wel een heel matig overblijfsel van het industriële tijdperk.

In tijden waarin toegang tot informatie beperkt was en de wereld niet al te complex en dynamisch was de klassieke vergadering een prima vorm om informatie uit te wisselen en besluiten te nemen. Je bracht alles en iedereen periodiek bij elkaar, legde op tafel wat er besproken moest worden en ging na een vast tijdsbestek over tot de orde van de dag.

Sinds het internet in onze broekzak zit, is de wereld complexer en dynamischer én heb je daar direct zicht op. Samenkomen in zo’n standaardvergadering hoeft dus niet meer. Sterker nog: liever niet, want de ene week vraagt om pingpongen met je ene collega, de andere dag om sparren met die andere en het volgende uur om direct een besluit te nemen in weer een andere samenstelling.

Door iets een vergadering te noemen gaat je alertheid en creativiteit uit.

Als je iets een vergadering noemt, verwacht iedereen een standaardvergadering, net zoals iedereen bij een crematie ook meteen weet hoe de vork in de steel steekt en dat er bij een verjaardag taart en slingers zijn. Door iets een vergadering te noemen gaat je alertheid en creativiteit uit, zodra de koffie is ingeschonken. Taal is een krachtig instrument, blijkt ook hier. 

Daarom: wie wil je wél ontmoeten? En hoe doe je dat?

De vraag is – zeker nu fysiek samenkomen een exclusiviteit is geworden – wie je wél wilt ontmoeten en vervolgens: hoe je dat vormgeeft en hoe je dát noemt. Vergeet vergaderingen en begin opnieuw met ontmoetingen en samenwerken. Kies je voor een ‘knopen doorhak wandeling’ met twee of drie man, doe je een ‘kaf van het koren scheid belletje’ met zijn tweeën of werk je samen in een Google Doc of Miro-board tijdens een ‘niet lullen maar poetsen uur’? Corona dwingt ons na te denken over nieuwe vormen en het internet biedt de mogelijkheden. Waarschijnlijk kom je tot de conclusie dat je nooit meer zo’n vergadering wilt waarbij iedereen in slaap valt.

Deze tijd vraagt om nieuwe samenkomstvormen, om nieuwe meeting designs. Op kantoor, bij dorpsbelangen, in Den Haag en in congresland. Overal dus. 

Met dank aan Corona hóeven we nooit meer te vergaderen. Ik help je graag nieuwe ontmoetingsvormen vorm te geven. Dat is mijn vak; ik ben meeting designer.

In dit white paper heb ik veel van mijn kennis en ervaring over offline meeting design verzameld. In dit white paper deel ik mijn leringen en tips over online samenkomen.

Wat is jouw favoriete nieuwe werkvorm?

Ik ben benieuwd naar hoe jij over vergaderen denkt. Vergader je nog? Wil je er vanaf? Hoe werk je samen? Wat is jouw favoriete nieuwe werkvorm? Laat je reactie achter in een comment of mail me even.

Teamuitje: ‘never let a good Corona-crisis go to waste’

"Hoera! Het Corona-monster is getemd!" Vanaf half juni hebben praktisch alle volwassenen een eerste vaccinatieprik te pakken. Vanaf half juni voelen praktisch alle volwassenen zich bevrijd. Vanaf half juni kunnen we weer normaal doen, weer dichterbij elkaar komen,...

SLIK! Nederlandse automobilisten zetten per jaar 3000 olympische zwembaden vol brandstof in de fik.

Afgelopen zondag reden we vanuit Groningen op en neer naar het midden van het land voor een rondje langs familie. Op de A7 was het druk. De A6 was één en al auto. En zelfs op de acht banen van de A12 was het heen én terug alles behalve een auto-rustige zondag. ‘Waar...

Op zoek naar 100 Groningers, die aan staan

‘Andere regio’s laten keer op keer van zich horen, gaan mee op handelsreizen en staan met busladingen lobbyisten in Den Haag en Brussel. Groningers zie je bijna nooit en zeker niet met één duidelijk verhaal voor de toekomst. En ik denk dat jullie daar kansen laten...

Donkerder Avond bij EM2 – kom je ook?

Donderdag 30 juli. Een avond in EM2 Groningen rondom mijn roman Donkerder.  Op 30 april kwam Donkerder, mijn debuutroman, uit. Sindsdien is er - nog even los van Corona - veel gebeurd. De eerste paar honderd mensen kochten, leenden en lazen mijn boek. Ik kreeg diep...

Lokaal Lekkers – eten uit eigen buurt en regio

Hou je van lekker koken en eten met gezond, mooi - bio, kleinschalig, liefdevol - spul op fietsafstand? Dit is je kaartje met kaasboeren, melktaps, lokale bierbrouwerijen, meel van de molens, boerderij-ijs, heerlijke honing, vis, schelpdieren, vlees en alles wat je je...

RVS-advies structureel terugbrengen dakloosheid lang niet structureel genoeg: Dakloos word je niet op je 20e of 30e, omdat je geen huis meer hebt. Dakloos word je doorgaans al vlak na je geboorte.

Gisteren bracht de Raad voor Volksgezondheid & Samenleving (RVS) een gevraagd advies uit aan staatssecretaris Paul Blokhuis over een structureel andere aanpak voor het terugdringen van dakloosheid in Nederland. De Raad wil vooral inzetten op huisvesting en minder...

Daar komt de stille revolutie

Een paar maanden terug sprak ik op een school in Groningen met Tom. We hadden het over werk, mijn werk, zijn werk en ik vroeg hem wat hij wilde worden. “Beroemd,” was zijn antwoord. “Beroemd?” “Ja, maakt niet uit hoe en waarmee.” Typisch iets waar je mee bezig kunt...

Hoe maak je als ZZP-er je schip klaar voor de Corona-storm?

Vanochtend belde ik met Ella, de uitbaatster van De Pijp, waar ik een flexplek heb. Gewoon om even te bellen, zoals we normaal gesproken bijna elke dag wel even gewoon kletsen. We sparden wat en toen nodigde Ella me uit om even een mailtje te componeren voor de...

Wie wil verdriet delen?

Iedereen draagt verdriet en pijn bij zich. De één meer of heftiger, de ander minder of luchtiger. Onverwerkt verdriet of trauma’s staan lekker leven in de weg en leiden niet zelden tot meer ellende zoals algehele chagrijnigheid, naar gedrag, een burn-out of een...

Waar ellende vandaan komt (en wat ik ermee ga doen)

In voorbereiding op mijn Vision Quest, begin 2020, sprak ik met verschillende mensen die iets dergelijks hadden ondernomen. Een man deelde dat-ie na tien dagen bos, in stilte, op alleen water het licht had gezien en één en al vrijheid en verbinding had ervaren. Dat...

Op Vision Quest in Drenthe

Een week terug was ik op Vision Quest. Inmiddels ben ik weer - zo ongeveer - geland. Drie dagen en drie nachten was ik in mijn eentje, op alleen water, in totale stilte in het bos. Drie dagen en drie nachten was ik bezig met alles loslaten wat niet mijn essentie was...

Mee naar de toekomst en terug

We leven in een tijdperk van wereldwijde transitie. Van een geïndustrialiseerde wereld vol met uit de hand gelopen centralisatie, standaardisaties en controle, gaan we toe naar een wereld waarin steeds meer mensen, steeds meer gevoed door andere mensen, gaan denken en...