Vergaderen is sinds Corona geen vanzelfsprekendheid meer. Wekelijks, maandelijks om een grote tafel zitten met een kan koffie, de vertrouwde agenda, welkom door de voorzitter en een rondvraag achteraf, is voor velen al bijna een jaar geleden. Wat is er voor in de plaats gekomen? Ben je online gaan doen wat je altijd deed? Heb je elkaar in een kleiner gezelschap getroffen? Of heb je iets totaal nieuws verzonnen? Ik hoop het laatste, want door Corona hóeven we nooit meer te vergaderen en kunnen we samenwerkingsvormen kiezen die wél in deze tijd passen.
Nederland is nog lang niet klaar met vergaderen. En dat is vreemd.
LinkedIn polste vorige week naar aanleiding van een vergadervrije week van Zilveren Kruis hoe vaak haar gebruikers vergadervrij zouden willen hebben. 9% Wil nooit vergadervrij, 10% een dag per maand, 71% een dag per week en slechts 10% kiest voor een ander antwoord, waarvan een deel de vergadering voorgoed vaarwel wil zeggen. Nederland blijkt dus alles behalve klaar met vergaderen en dat is vreemd, want vergaderen is wel een heel matig overblijfsel van het industriële tijdperk.
In tijden waarin toegang tot informatie beperkt was en de wereld niet al te complex en dynamisch was de klassieke vergadering een prima vorm om informatie uit te wisselen en besluiten te nemen. Je bracht alles en iedereen periodiek bij elkaar, legde op tafel wat er besproken moest worden en ging na een vast tijdsbestek over tot de orde van de dag.
Sinds het internet in onze broekzak zit, is de wereld complexer en dynamischer én heb je daar direct zicht op. Samenkomen in zo’n standaardvergadering hoeft dus niet meer. Sterker nog: liever niet, want de ene week vraagt om pingpongen met je ene collega, de andere dag om sparren met die andere en het volgende uur om direct een besluit te nemen in weer een andere samenstelling.
Door iets een vergadering te noemen gaat je alertheid en creativiteit uit.
Als je iets een vergadering noemt, verwacht iedereen een standaardvergadering, net zoals iedereen bij een crematie ook meteen weet hoe de vork in de steel steekt en dat er bij een verjaardag taart en slingers zijn. Door iets een vergadering te noemen gaat je alertheid en creativiteit uit, zodra de koffie is ingeschonken. Taal is een krachtig instrument, blijkt ook hier.
Daarom: wie wil je wél ontmoeten? En hoe doe je dat?
De vraag is – zeker nu fysiek samenkomen een exclusiviteit is geworden – wie je wél wilt ontmoeten en vervolgens: hoe je dat vormgeeft en hoe je dát noemt. Vergeet vergaderingen en begin opnieuw met ontmoetingen en samenwerken. Kies je voor een ‘knopen doorhak wandeling’ met twee of drie man, doe je een ‘kaf van het koren scheid belletje’ met zijn tweeën of werk je samen in een Google Doc of Miro-board tijdens een ‘niet lullen maar poetsen uur’? Corona dwingt ons na te denken over nieuwe vormen en het internet biedt de mogelijkheden. Waarschijnlijk kom je tot de conclusie dat je nooit meer zo’n vergadering wilt waarbij iedereen in slaap valt.
Deze tijd vraagt om nieuwe samenkomstvormen, om nieuwe meeting designs. Op kantoor, bij dorpsbelangen, in Den Haag en in congresland. Overal dus.
Met dank aan Corona hóeven we nooit meer te vergaderen. Ik help je graag nieuwe ontmoetingsvormen vorm te geven. Dat is mijn vak; ik ben meeting designer.
In dit white paper heb ik veel van mijn kennis en ervaring over offline meeting design verzameld. In dit white paper deel ik mijn leringen en tips over online samenkomen.
Wat is jouw favoriete nieuwe werkvorm?
Ik ben benieuwd naar hoe jij over vergaderen denkt. Vergader je nog? Wil je er vanaf? Hoe werk je samen? Wat is jouw favoriete nieuwe werkvorm? Laat je reactie achter in een comment of mail me even.