Vorig jaar raakte ik in de trein terug van Utrecht naar Groningen aan de praat met een mede-passagier. Ze was naar een wetenschappelijk congres geweest en was halverwege de middag maar naar buiten geglipt, omdat ze het echt niet meer trok. ‘En wat doe jij voor werk?’ wilde ze weten. ‘Nou, ik ontwerp bijeenkomsten, waar je wél blij van wordt…’
120 Mensen die een hele middag stil zitten luisteren naar twintig te korte presentaties
Ze legde uit dat het congres bestaat uit twintig tussentijdse presentaties van promovendi voor een zaal van honderd senior vakgenoten: volle zaal, korte – vaak slechte, haastig gemaakte – presentatie, korte reacties (veelal van hoogleraren of ambitieuze juniors die even een plasje er overheen willen doen en continue aan het woord zijn) en dan door naar de volgende presentatie. En de volgende. En de volgende. Net over de helft is er koffie, thee en/of een appel en dan nog acht presentaties voor de borrel, die altijd veel te laat begint en waar iedereen het steevast op een gratis zuipen zet.
Niemand heeft de tijd om twintig papers te lezen. Niemand heeft tijd om echt goede vragen te formuleren. Geen enkele presentatie gaat diep genoeg. Geen enkele promovendus haalt waardevolle feedback uit de zaal. ‘En dus zitten er 120 mensen een middag lang ondraaglijk dood te gaan. 120 Dagen weggegooid, die we ook aan onderzoek, onderwijs of iets leuks hadden kunnen besteden. 120 Maal een treinkaartje gekocht. En wat zou die zaal, de koffie en drank wel niet kosten?’
‘En waarom doen jullie dat?’ ‘Nou omdat het moet, omdat we punten krijgen en waarschijnlijk omdat we het al jaren zo doen.’
Hierop draait de congresindustrie in Nederland. Samenkomen voor punten. Samenkomen omdat je dat al jaren doet. Samenkomen omdat het moet.
De helpmiddag!
We praatten wat door en verzonnen samen een ander format: de helpmiddag! Vijf zaaltjes (of bungalowtjes op een camping!) met elk vier langere, diepgaandere presentaties, vier langere voortstuwende gesprekken, vier keer elkaar echt verder willen helpen, vier keer meer mensen aan het woord en dan na afloop nog even naborrelen en wellicht samen eten. In de helpmiddag kiest iedereen vooraf welke drie of vier promovendi hij of zij wil helpen, bereidt iedereen zich goed voor en komt iedereen – die iets te delen heeft – aan het woord. Tussen de helpsessies door tref je elkaar allemaal even rondom een ‘ik heb een vraag / iets geniaals voor iedereen boom’ en ga je door naar de volgende helpsessie.
Geen rocket science meeting design, maar als de middag zo zou verlopen, dan had ze vanaf nu al zin in de volgende editie.
Ze deelde het schetsje met haar hoogleraar en die deelde het enthousiast met zijn collega’s van andere universiteiten, maar helaas. Niemand had tijd om het nieuwe format uit te werken en bovendien was de zaal voor de volgende keer alweer geboekt en het was toch prima zo?
Van twee keer per week naar Utrecht voor wekelijkse afspraken naar Skypen en nooit meer zo maar op en neer voor een werkoverleg.
De partner van een goede vriendin van me werkt bij de Belastingdienst. Twee keer per week reist hij op en neer naar het midden van het land voor een afspraak van een uur of soms anderhalf en dan reist-ie weer terug. Vaak is zo’n werkoverleg totaal nutteloos. Je gaat erheen omdat het wekelijks als vaste afspraak in de agenda staat en niemand hem eruit haalt. Iedere keer wordt dezelfde vaste vergaderagenda langsgelopen, niemand heeft zich echt goed voorbereid en naarmate de bijeenkomst vordert zitten steeds meer mensen even hun mail te checken, te appen of te tinderen (!) en gaat uiteindelijk iedereen weer met minder energie terug naar huis dan waarmee-ie gekomen is.
Nu mogen hij en zijn collega’s, door de Corona-crisis, niet meer in real life vergaderen. Ze vergaderen nu online via Skype. En dat gaat ook prima. Net zo effectief. En sterker nog: misschien wel effectiever, want ze hebben ondertussen al geleerd dat als ze zich niet goed voorbereiden, iedereen door elkaar heen kletst en er van de hele vergadering echt niets terecht komt. Concrete tijdswinst: tenminste tien uur per week. Maal elf, twaalf of dertien collega’s. Maal wat kost een beetje senior ambtenaar per uur eigenlijk? Precies. ‘Vanaf nu heb ik een goed excuus om niet meer klakkeloos in de trein te stappen en een gesprek te kunnen voeren over waar ik al dan niet aanschuif.’
Corona zet op scherp met wie je wél wilt samenkomen en dwingt ons na te denken over nieuwe vormen van samenwerken. Online én offline.
In een tijd waarin contact zo beperkt mogelijk en dus schaars is, wordt het des te waardevoller en wordt het des te belangrijker dat de samenkomst oplevert wat je graag wilt. Want welk contact is het wel waard om enig risico te lopen? Waarom zou je elkaar niet even bellen? Waarom zou je niet gewoon – asynchroon, ieder op zijn eigen meest geschikte moment – samenwerken in een Google Doc? Moeten we per sé samenkomen met 120 (of 1200) mensen of kunnen we met twintig of dertig meer de diepte in? Corona zet op scherp met wie je wél wilt samenkomen en hoe je dat regelt. Online én offline.
Op dit moment is online (24 april 2020) in veel gevallen de enige optie, maar op korte termijn komen er ook offline, real life anderhalve meter sessies bij. Hoe dan ook gaat de manier van samenkomen door Corona rigoureus op de schop. Online en offline.
We zullen vaker even niet de trein pakken. We zullen met meer aandacht kiezen om wel of niet samen te willen komen. We zullen nieuwe werkvormen en flows ontwikkelen met meer balans in online en fysiek. En we moeten beter nadenken over hoe een goede meeting eruit ziet. Wie willen we waarom wél samenbrengen en hoe en met welke middelen regelen we dat? En misschien wel de belangrijkste winst: waarom en hoe we samenkomen en samenwerken mag onderwerp van gesprek zijn! Eindelijk!
‘We moeten af van de namaak-offline-meeting, zoals we ook van het namaak-vlees af moeten.’
Met de online serieuze meeting hebben we er ineens een heel palet aan mogelijkheden bij. Welke tools gebruik je? En welke juist niet. Wat doe je online? En waarover moet en wil je elkaar echt even kunnen aankijken of zelfs kunnen aanraken? Moet het echt synchroon of kan het ook asynchroon? Gewoon allemaal op een moment dat het jou het beste uitkomt of toch samen op datzelfde moment?
Goede vriend Folkert de Jong is heel duidelijk: ‘We moeten af van de namaak-offline-meeting, zoals we ook van het namaak-vlees af moeten. We moeten geen namaak-kip willen eten als er ook heerlijke paddestoelen en noten en kaas zijn. We moeten nadenken over de fundamenten van samenzijn en samenwerken. En dat gaat verder dan met acht mensen om een virtuele Zoom-tafel zitten of straks tafeltjes in een zaal op anderhalve meter van elkaar zetten.’ Wie willen we waarom eigenlijk bij elkaar brengen? En hoe regelen we dát zo slim mogelijk?
Alle lessen verzamelen!
De afgelopen jaren heb ik talloze bijeenkomsten ontworpen (en begeleid). Alle leringen verzamel ik in een white paper / kookboek meeting design. Nu, sinds Corona ons teistert, is alles anders en ben ik mijn online leringen gaan verzamelen in een tweede white paper, speciaal over online samenkomen en samenwerken. Wellicht combineer ik de twee papers binnenkort tot één groot nieuw document. Hoe dan ook nodig ik je bij deze alvast uit om mijn leringen te gebruiken en… aan te vullen. Want samenkomen en samenwerken moeten we de komende tijd helemaal opnieuw uitvinden. Ongeacht of we nou anderhalve meter afstand van elkaar moeten houden of dat we de kracht van online sowieso willen blijven gebruiken. Online samenkomen en samenwerken is een prachtige toevoeging in ons palet! Daar kunnen we iets mee! Al is het maar een serieus gesprek voeren over niet wekelijks in de trein of auto te stappen naar Utrecht.
Heb je vragen over meeting design, over de white papers? Wil je me bijprikken om jouw bijeenkomst vorm te geven? Mail of bel gerust! Het enige risico dat je loopt is dat je het na deze crisis echt helemaal anders gaat doen.