Wat is
Meeting Design?

Herinner je je ook dat congres waar je vol goede moed heen ging, een dag rond hing, naar sprekers luisterde, een broodje at, aan twee break-out sessies meedeed en je vlak voor het einde uitgeblust naar huis ging? Precies. Wie niet? Een meeting designer zorgt ervoor dat dat niet gebeurt. Een meeting designer zorgt ervoor dat mensen samenkomen en ze samen doen waarvoor je ze uitnodigt. En dan krijg je wél vervulde behoeften, tevreden mensen, blije gezichten en je doel als organisator gehaald. Laten we dat ook niet vergeten.

Meeting design is letterlijk vertaald het ontwerp of architectuur van bijeenkomsten. Het gaat over het samenbrengen van mensen en ze samen laten doen waarvoor je ze samenbrengt. Het begint met een aandachtsvolle uitnodiging. En eindigt… misschien wel nooit.

Wat voor meetings?

Bijvoorbeeld een hackathon waar je meer dan 700 programmeurs, creatieven en CEO’s echt met elkaar oplossingen voor de samenleving van morgen laat ontwikkelen. Bijvoorbeeld een festival waar je meer doet met alle intellectuele overcapaciteit van de bezoekers dan ze alleen naar muziek laten luisteren. Bijvoorbeeld een congres waar je soortgenoten ontmoet waar je echt weer mee wilt afspreken en met een tollend, geïnspireerd hoofd naar huis gaat.

Rol meeting designer

Als meeting designer zorg ik dat een bijeenkomst doet wat’t moet doen. Vergelijk het met een ontwerper, die een mooie stoel maakt, lekker laat zitten, laat bijdragen aan gezond werkgedrag of … een hangmat voorstelt, omdat dat beter aansluit bij de werkelijke behoefte van de festivalbezoekers.

Wat ik voor je doe

Bij het maken van mijn ontwerpen werk ik met de werkelijke behoeften die aanwezig zijn bij de mensen die je als organisator wilt of moet uitnodigen. Waarvoor komen ze echt in beweging? Of wat beweegt er al in ze? Met mijn ontwerpen breng ik ze samen in opstellingen waar hun werkelijke behoeften ~ haast ~ als vanzelfsprekend overgaan in beweging. Zie het als chemische reacties die wel moeten optreden als je bepaalde elementen bij elkaar brengt. En wat levert dat op? Vervulde behoeften. Tevreden mensen. Blije gezichten. De impact gemaakt die je als organisator voor ogen had. En niet zelden bespaar je veel geld door business as usual elementen, zoals een dure congreslocatie met veel te dure broodjes kaas, te vervangen door iets dat wel past bij het ontwerp en vaak veel goedkoper is. Buiten? Een oude fabriek? Een tent op een toch al georganiseerd festival?

De stappen van het
meeting design-proces:

• Impact benoemen: welke mensen wil je waarom verbinden? Waarom breng je ze samen? Wat wil je bereiken?
  Sociaal DNA van je bezoekers vangen. Wie zijn ze? Wat is hun werkelijke behoefte? Wat willen ze echt-echt, diep van binnen? Wat is hun onderlinge spanning en dynamiek? Waar gaan ze op aan? En waar moet je vooral niet mee aankomen?
• Targets destilleren. Aanwijsbaar. Meetbaar? Zo concreet dat het te fotograferen is. Wil je dat iedereen met tenminste één dierbaar visitekaartje naar huis gaat? Wil je dat iedereen er de volgende dag over vertelt aan zijn of haar naasten?
  Randvoorwaarden uitspreken en verplichte ingrediënten benoemen.
  Werkwoorden kiezen – van doorgaans twintig terug maximaal zes. Wat willen we dat de deelnemers gaan (dus) doen? Wat moet er gebeuren om die impact te maken? Maken, praten, luisteren, spelen, ruziën, schreeuwen, elkaar in stilte aankijken. Het kan allemaal zijn functie hebben.
• Design-concept maken: wat is het verhaal, het beeld, de oervorm waar je op gaat varen? Als je een congres een congres noemt, verwacht iedereen naambordjes, koffie, broodjes en sprekers op een podium. Als je het een festival noemt, komt iedereen casual en wil iedereen rondscharrelen langs optredentjes (van bijvoorbeeld sprekers), picnic-tafels (waar je samen aan de slag gaat) en foodtrucks (waar je bijvoorbeeld hippe koffie krijgt). Bij het maken van mijn ontwerpen gebruik ik vaak zo’n groter algemeen bekend verhaal als basis om op te bouwen. Zo snapt iedereen de omgangsvormen. Wordt het een begin-van-de-lente-zaai-feest? Een Afrikaanse stammen-bijeenkomst waar ritueel banden worden aangehaald en worden uitgebouwd? Wordt het een dansmiddag waar je de liefde van je leven weer terugziet of leert kennen? Een druïden-bijeenkomst waar alle aanwezigen hun nieuwe trucs en wijsheden uitwisselen? Een verjaardagsfeest? Zie het design-concept als een (muziek)-akkoord dat overal in terug klinkt. Dus ook in de uitnodiging. Dus ook in het eten. Dus ook in de aankleding. In alles, want des te vaker het akkoord klinkt, des te beter het blijft hangen.
• Meeting flow visualiseren: hoe verloopt de bijeenkomst van begin tot voorbij eind? Dus inclusief voorzaal, binnenzaal, buitenzaal, nazaal. Zie hier een voorbeeld van een samen met opdrachtgever gemaakte schets.
• Programma opstellen: de flow uitgewerkt tot programma of blokkenschema, zoals bekend van festivals.
  Visuele vormgeving briefen en laten uitwerken.
• Locatiekeuze, zaalkeuze, -inrichting.
• Productie uitwerken: wie doet wat, hoe, wanneer zo dat het allemaal goed komt.
• Uitnodigingen maken.
• Actie en bovenstaande stappen blijven langslopen en finetunen.

Dit hele proces doe ik bij voorkeur samen met iedereen die een belangrijke bijdrage levert aan de organisatie van de bijeenkomst. Zo ontstaan de betere ontwerpen en weet iedereen van de hoed en de rand. Het samenwerken resulteert in een meeting design document waaraan iedereen heeft meegewerkt. Na het opleveren van dit document ga ik doorgaans meer naar de achtergrond. Mijn belangrijkste rol wordt dan het ontwerp overeind houden en op strategische momenten bijsturen. Het team doet doorgaans de rest.

Achtergrond

Mijn ervaring als meeting designer haal ik uit jarenlang met groepen werken als docent, spreker en begeleider van sessies. Daarbij ben ik altijd op zoek naar de beste opstelling en insteek. Ik organiseerde tientallen bijeenkomsten, congressen, hackathons, festivals, feestjes en partijen. Sinds 2001 werk ik regelmatig samen met meeting design autoriteit Eric de Groot. Ik werkte bij het Noord Nederlands Toneel en deed daar de fijne kneepjes van het dramaturgisch vak op. Ik deed een jaar lang onderzoek naar hoe je een Project X feestje organiseert en hoe je iets dergelijks voorkomt bijvoorbeeld op de dag dat de kroonprins koning wordt. En… ik ontwierp de laatste jaren talloze bijeenkomsten, congressen, festivalonderdelen en hackathons.

Host of dagvoorzitter nodig?

Groepen mensen laten zich graag door een programma leiden door een host of dagvoorzitter. Met regelmaat vervul ik die rol, maar vaker – zeker bij erg grote bijeenkomsten – vraag ik er iemand bij die er zijn metier van heeft gemaakt. Zo kan ik me bovendien helemaal richten op het maken en scherp houden van het meeting design.

Meeting design vs. productie

Voor grote bijeenkomsten werk ik graag samen met een producent. Een meeting designer gaat over het ontwerp. Een producent over het regelen dat dat goed komt.

Geschikt voor:

Festivals, congressen, hackathons, evenementen en andere grote of kleine bijeenkomsten.